Je viens de passer deux jours en terres Lyonnaises pour assister à BlendWebMix 2014, voici un compte-rendu de mon expérience de participant. Comme une partie des remarques pourraient servir pour d'autres conférences, je publie donc ceci ici.

Tout d'abord je tiens à féliciter l'organisation car vous avez réussi le pari de réunir 1 200 personnes faisant le Web, dont l'ultra-majorité ne va généralement pas assister à des conférences le reste de l'année. Je ne ferais pas le laïus sur les bienfaits des conférences, mais rien que pour ça, c'est une réussite.

Comme son nom l'indique, la conférence veut également mixer les profils (Biz, Tech, Design, Recherche), et c'est là encore une bonne chose. Il faut essayer de casser les silos où chaque profil à tendance à rester. Si on veut faire avancer le Web, il faut apprendre à se comprendre pour mieux travailler ensemble. (Note : je suis curieux de connaître la répartition des profils des participants sur ces 1 200 personnes).

Globalement, l'organisation s'est bien déroulée mais j'en arrive à mes remarques, qui j'espère seront constructives.

Signalétique

Pensez que chaque participant ne connait rien du lieu où vous organisez la conférence. Aidez-le à venir facilement jusqu'au bâtiment en lui expliquant les différents moyens d'accès. Ici j'ai trouvé les informations légères, ne parlant que des bus. Venant en voiture et ne connaissant pas Lyon, mon expérience utilisateur n'a pas été facilitée car j'ai du passer du temps en recherches pour comprendre la conformation du quartier et savoir où me garer.

Indiquez facilement où se situe l'accueil. Sur le parvis, on voyait bien l'énorme bannière BlendWebMix sur la façade du bâtiment, mais comment deviner facilement qu'il fallait descendre les escaliers sur le côté pour découvrir l'accueil ? Mettez donc en place des éléments de signalétique ou même des bénévoles. Si vous n'avez pas de budget ça peut être des flèches dessinées au feutre sur des feuilles A4 et scotchées bien à la vue de tous. Il y a plein de solutions, du moment que vous facilitez la vie de vos participants.

Une fois sur place, il y a encore une fois peu de chances que vos participants connaissent le lieu. Vous devez mettre en place le matériel suffisant pour qu'ils l'investissent facilement. Il faut facilement comprendre comment se rendre dans tel ou tel espace. Vous pouvez même fournir un plan si le lieu est vraiment grand.

La signalétique est un aspect souvent oublié qui peut paraître un détail mais il participe pourtant grandement à l'expérience de vos participants. Et dans un évènement avec 1 200 personnes, c'est également du travail en moins pour votre équipe, qui sera automatiquement moins sollicitée pour des questions du genre « C'est où le vestiaire ? Je cherche la salle Bidule, tu sais où c'est ? Où est servi le repas ? ».

Planning

Prévoyez suffisamment de temps pour les déplacements entre conférences, surtout si le lieu est grand (et sur 3 niveaux) et que vous avez jusqu'à 5 conférences en parallèle. Dans le cas de Blend, j'aurais prévu 10 minutes de battement entre chaque conférence. Au lieu de ça on s'est retrouvé à tous être un peu à la course, avec des gens arrivant en retard, d'autres (encore pire) partant avant la fin pour essayer d'être à l'heure à la conférence suivante. On entre dans des situations qui s'assimilent à du manque de respect vis-à-vis des personnes déjà dans la salle, mais aussi et surtout des orateurs. Faites donc en sorte d'apporter de la fluidité dans les déplacements, tout le monde trouvera ça plus agréable.

Ces temps de battement seront également pour vous des soupapes vous permettant si besoin de récupérer certains retards afin de rester toujours calé sur les horaires annoncés. Mais ils pourraient également vous servir pour intervertir deux salles au dernier moment pour des raisons de capacité.

Une heure seulement de pause déjeuner, c'est vraiment la course ! L'objectif d'une conférence réussie n'est pas dans la course au nombre de conférences qu'on peut faire rentrer dans une journée, mais dans la richesse des échanges. Prévoyez donc suffisamment de pauses pour les échanges, c'est aussi pour ça qu'on est là.

Allez lire également ce qu'Éric vient d'écrire au sujet des timings en conférence.

Explicitez les règles

C'est valable pour tout et n'importe quoi mais je n'ai pas eu de règle claire sur les deux jours en ce qui concerne les questions/réponses avec les orateurs. Parfois on eu des questions/réponses (dans le bruit des gens déjà en train de partir vers leur prochaine salle), parfois pas. À certains moments on nous a dit que l'orateur serait disponible dans un espace dédié mais sans savoir si il serait bien là (certains orateurs semblaient s'en étonner), quand, combien de temps…

Peu importe la façon dont vous voulez gérer les questions/réponses, faites juste en sorte que les règles soient claires pour orateurs et participants afin que chacun sache comment gérer la situation.

Captation vidéo

J'ai personnellement trouvé dommage que les conférences ne soient pas filmées car c'est bien pour plein de bonnes raisons. Les orateurs pourront faire référence à leur prestation quand ils voudront candidater à d'autres conférences, ils pourront également voir comment s'améliorer. Les participants pourront voir des conférences qu'ils ont ratées car ils étaient dans une autre salle à ce moment là. Votre conférence pourra capitaliser sur une somme de connaissances de plus en plus importante chaque année. Ceux qui n'ont pas pu venir du tout pourront quand même regarder les vidéos. Et puis c'est toujours bien de partager les savoirs, ça fait partie des choses importantes à mes yeux quand on organise une conférence.

Une captation ça peut être un bon smartphone sur un trépied, une récupération correcte du son du micro, et un montage au plus simple. Vous pouvez même allez voir des écoles multimédia qui pourraient être ravies d'avoir votre conférence comme vrai projet de captation/montage vidéo. Comme partout, n'oubliez pas le système D, pas besoin de vous lancer dans une production digne de Luc Besson.

Vous n'enregistreriez que le son que ça serait déjà bien et utile, avec l'accompagnement des slides de l'orateur.

Point de vue plus personnel

J'ai du mal à définir mon profil. J'entreprends (Kayuko, Le train de 13h37), je code également, mais j'aime bien écouter ce qui touche au design. J'ai donc pu assister à des conférences assez variées qui ont pu m'intéresser, chacune à leur façon, et mon expérience globale est plutôt satisfaisante (modulo mes remarques d'organisation).

En partant hier il y avait cependant un petit quelque chose qui me chagrinait, sans arriver à le définir. C'est ce matin que j'arrive à mettre des mots dessus. Ces deux jours étaient là pour parler d'un "Web qui veut/doit réussir financièrement". Faire réussir des startups, espérer créer le prochain grand silo, etc. Mais dans tout mix il faut un équilibre, et c'est ce déséquilibre qui m'a gêné finalement. Presque rien sur l'accessibilité, rien sur la vie privée, sur la neutralité des réseaux, sur l'IndieWeb, sur l'OpenSource, etc… Tant de pans qui font aussi la richesse du Web, un Web de partage et d'équilibre. Ce n'est qu'un constat et je ne me plains pas car je n'ai rien proposé pour participer à cet équilibre. Il me reste donc une chose à faire : proposer un sujet l'année prochaine pour apporter mon ingrédient dans le Mixeur. Et je vous invite à en faire de même.